Relatar nuestro trabajo: lo importante pasa más allá del microblogging

ENVIADO POR BIANKA HAJDU EN LUN, 2012/01/23 – 10:34
En mi primer trabajo, había una costumbre que consistía en resumir en un email las tareas que habíamos hecho durante la semana y enviarlo a todas las personas del departamento. La idea era hacer esto los viernes a última hora pero la mayoría acabábamos haciéndolo el lunes a primera hora. Todos teníamos mentalidad de empleado y pensábamos que, aunque lo enviásemos el viernes, nadie lo iba a leer antes del lunes. Ponernos a recordar las tareas realizadas y relatarlas era, además, algo que casi a todos nos costaba bastante. Pero también tenía cosas buenas. Por un lado, sabíamos en qué andaba cada uno y por otro, era un valioso autofeedback (la tercera cosa buena era que ayudaba al director en las evaluaciones semestrales). Recuerdo que, una vez me había puesto a escribir, iba recordando más y más cosas y a menudo me ponía contenta de haber hecho tanto.

Desde entonces en ningún equipo en que he trabajado se ha (auto)reflexionado sistemáticamente, por ejemplo cada semana, sobre el trabajo realizado. Una única vez, la historia que acabo de contar llamó la atención de un jefe y lo experimentó, pero en su versión, los emails iban dirigidos sólo a él. No había entendido nada.

El experimento
Hará medio año que Hans de Zwart, Innovation Manager en Shell, reflexionó en su blog sobre un experimento que hizo con un equipo de 18 personas dispersas por el mundo. Quería averiguar si relatar sistemáticamente el trabajo resultaría en un mejor funcionamiento del equipo, y si una herramienta de microblogging, en concreto Yammer, servía para eso. Las personas recibieron pues la instrucción de postear, al menos con frecuencia semanal, sobre su trabajo.

Los resultados
Hans comenta que el tiempo que las personas dedicaban a postear era de 5 minutos al día al que se añadían otros 5 para leer los posts de las otras personas. La gran mayoría (12) preferían postear sólo para los otros 17, frente a postear a toda la compañía.

Alrededor del 80% de las personas afirmaban que el experimento les dio una visión más profunda del trabajo de sus pares y del trabajo del equipo del que formaban parte. Hay quien decía que en esos 5 minutos diarios que dedicaba a leer los posts, aprendía más del trabajo de los otros que en las reuniones y videoconferencias (esta sola afirmación encierra un mundo, en mi humilde opinión). Una proporción similar opinó que la herramienta le servía para recibir respuestas rápidas a preguntas, y un porcentaje algo menor (~70%) que durante el experimento se sentía más conectado a sus pares.

El gran descubrimiento del experimento fue que los posts que aportaban más valor eran los que contenían, más allá del simple update, alguna reflexión propia del autor porque generaba conversaciones. Como consecuencia, Hans se pregunta si no sería más provechoso que personas más allá de esas 18, pudieran leer los posts. Otras preferencias estaban relacionadas con la longitud de los posts (gustaban más los de un párrafo sólo) y el tiempo transcurrido entre la experiencia y el postear sobre ella (con preferencia para los posts cercanos en tiempo a la experiencia).

La herramienta apropiada
Mi primera reflexión al hilo de este experimento es que es impresionante lo que se puede conseguir en 10 minutos: 5 para escribir para los pares y 5 para leerlos. Imaginen qué pasaría si no fueran 10, sino más. La segunda: el valor de esta experiencia probablemente aumentaría mucho con una herramienta más apropiada para la reflexión y la conversación: el blog. Al final, Hans concluye que el microblogging sí ha servido para mejorar el funcionamiento del equipo pero ¿seguro que queremos conformarnos con tan poco?

Usar una herramienta centralizada y cerrada, diseñada para emular conocidas plataformas (Facebook, Twitter) de bien poca reflexión, con el fin de dotar a las personas y los equipos de tiempo y espacio de reflexión y expresión de su identidad, es en mi opinión una solución muy aguada. Un cambio y un gasto para que, a las finales, nada cambie. Parece ser el único cambio, sin embargo, que la mayoría de las empresas está preparada a asumir (en este sentido, Yammer acertó en su modelo de negocio).

Decantarse por que cada persona relatara y compartiera su trabajo en su propio blog, significaría asumir algunas cosas que cuesta encarar:

Trabajo y vida como una única unidad, en lugar de estar separados.
Pensar en las personas como seres capaces de expresarse en su propio espacio, en lugar de encerrarlas en plataformas uniformizadas.
Una cultura de relatar y compartir nuestro trabajo no se establece con un click, no puede hacerse obligatorio (uno de los aspectos del experimento que no gustó nada a las personas).
Comprendo que a las empresas y organizaciones con lógica de la era industrial simplemente no les interese este tipo de cambio. Pero las que dicen estar en la senda de la innovación, debería interesarles. Y en este caso, es un error pensar que el microblogging centralizado y encerrado en plataformas uniformes es una buena solución.